5+1 hatékony eszköz, ami fókuszban tart a céljaid felé vezető úton 

Az év eleje mindig a tervezésé. Legyen szó kis vagy nagyvállalati közegről vagy akár csak a magánéletünkről. Mindenki évet tervez vagy előadást hallgat arról, hogyan kéne egyáltalán nekilátni. Nem árulok el ezzel nagy titkot, én sem csinálom másképp. Mindazonáltal úgy gondolom, hogy nem mindenkinek való minden. Ahogy az étkezésben is különböző az ízlésünk, úgy az időmenedzsment technikák között is bátran válogathatunk, míg meg nem találjuk a számunkra legmegfelelőbbet. 

A hatékony időmenedzsment cikksorozatom folytatásaként olyan eszköztárat hoztam, mely kedvünkre alakítható, személyre szabható és mindenki összeállíthatja belőle a saját komfortjához mérten, a hatékony hogyanját! 

Az idő valóban pénz

“Ne haragudj, egyszerűen nem volt rá elég időm.” – Ezt a mondatot kifogásként te is használtad már ugye? És gyanítom neked is mondták már párszor. De valójában mit jelent az, amikor nincs elegendő időnk? 

Azt biztosan állíthatjuk, hogy egy nap mindenkinek, kivétel nélkül 24 órából áll. Az már egészen más kérdés, hogy ezt az 1440 percet mivel és hogyan töltjük meg. Van, akinek több teendője van, van, aki a hobbijának él, van, aki utazik, van, aki épp lekéste a vonatot és várnia kell és még sorolhatnánk.  

Tehát, ha őszintén a szívünkre tesszük a kezünket, akkor nem időnk nem volt az adott teendőre, csak épp mást csináltunk helyette. Hogy mit? Az mindenkinek szíve joga, a lényeg nem az időhiány, hanem az, hogy mindannyian másként használjuk, ami a rendelkezésünkre áll. 

Ezek után belegondolva az idő gyakorlatilag tényleg pénz. Mint a havi kereseted. Van, akinek már a hónap elején nincs. Van, aki viszont rendszeresen félre tesz, mert jól osztja be a pénzt, amit megkeresett. Ugyanez van az idővel is, ha nem tervezünk vele, nem hogy elmarad a pihenés, de a fontos dolgok is könnyen háttérbe szorulnak.  

Priorizálni kell – de hogyan? 

Az első lépés rögtön az, hogy elfogadod: képtelenség mindig mindent azonnal megcsinálni. És ez így van jól. Egyszerűen  24 órába nem tudunk 35-öt beleszuszakolni. Így lesz olyan, hogy egy adott napra vagy hétre tervezett teendő átcsúszik másnapra vagy a következő hétre. 

Az egyes teendőknek eltérő prioritásuk van, ezt fontos látni ahhoz, hogy tervezni tudjunk az időnkkel. Ezt megint leginkább egy havi fizetéshez lehet a legjobban hasonlítani. Kezdetben a kötelező dolgokat fizetjük (bérlet, számlák, stb…), majd a fontosakat (étel, háztartás stb…), aztán kevésbé fontosakat és végül azokat melyek nélkülözhetők.

A megoldandó feladat ebben ott húzódik, hogy ez a prioritás változik az adott teendők sürgősségének függvényében. Az előző cikkemben számos módszert gyűjtöttem össze, melyek segítségedre lesznek a priorizálásban – olvasd el az  is! 

5 hatékony időmenedzsment eszköz (attitűd)

Vegyünk sorra néhány olyan eszközt, bár attitűdnek is nevezhetnénk, amely  garantáltan megkönnyíti a tervezést, ezáltal magabiztosabbnak, kiegyensúlyozottabbnak érezheted magad és elfelejtheted a túlzsúfoltság érzését. Az itt felsoroltak közül mindet alkalmazom a mai napig, így saját tapasztalataimmal kiegészítve osztom meg veletek ezeket a hasznos tippeket. 

1.Mindenekelőtt védd az időd

Ez az abszolút első! Nem leszel képes végigcsinálni az általad felállított terved, ha hagyod, hogy valami mindig közbe szóljon és elvegye a fókuszod a teendőidről és a terveidről. Nemet mondani nem ciki! Sőt, sokkal de sokkal kellemetlenebb, ha elvállalsz valamit és nem tudod megcsinálni, mert túlnő rajtad a feladat. Illetve az is egy döntés, hogy felveszed-e a telefont. Ha épp benne vagy egy feladatban, akkor nem szégyen visszahívni az illetőt, fejezd be amivel el vagy foglalva. 

2.Mérés és becslés

Fontos, hogy megtanuljunk becsülni. Egy adott feladat, vajon mennyi időt fog igénybe venni? Kezdetben mindenképp hagyatkozz a megérzéseidre, később pontosíthatod a becsléseidet ismétlődő feladat típusoknál, ha méred az időd és látod alkalomról, alkalomra, hogy az adott feladat mennyi időt fed le pontosan. 

3.Ne tervezz soha tűpontosra mindent

Bármikor, bármi közbejöhet. Tényleg. Bármi. Emiatt nem szerencsés, ha fullosan túltervezel mindent. Időpárnának hívom, azt a 10, 15 olykor 30 percet a napomban (minden esetben több van belőle egy napban), amit el tudok tölteni munkával, főzéssel, mosással, bármivel ha épp nincs semmi sürgős, de ha bejön egy halaszthatatlan telefon, akkor ebben az időintervallumban kényelmesen el tudom intézni. 

4.Kezd a legnehezebb feladattal

Klisének tűnhet, viszont ha nem akarsz stresszelni, akkor ne hagyd az utolsó pillanatra a nehezebb feladatokat azért mert épp nincs kedved hozzá. Később, amikor már fáradt leszel sokkal rosszabb lesz nekiállni, mint ezzel indítani a napot és előre letudni. A halogatás nem érted van, sokkal inkább ellened. 

5.A kulcs a fókusz

Ne halmozd az elvégzendő teendőket és ne kapkodj. Ha belekezdtél valamibe addig ne nyúlj máshoz, míg azzal nem végeztél. Ha lezártad, jöhet a következő feladat. 

+1 Kommunikálj előre és érthetően 

Nem újdonság, hogy a megfelelő kommunikáció megvéd nagyon sok mindentől. Nincs ez másként ez esetben sem. Ha látod, hogy valami nem fog beleférni az adott határidőre, jelezd amilyen előre csak lehet, így kevésbé lesz váratlan meglepetés a másik félnek. Vagy ha valaki valamilyen új feladatot akar rád sózni, magyaráz el neki, hogy ha most a fókuszod arra helyezed, akkor az eddig belefektetett munkád a jelenlegi feladatodba kárba vész. Ha befejezted és tervezhető foglalkozol vele később. 

Felgyorsult világunkban nem könnyű mindent fejben tartani és megfelelő prioritással kezelni, ezért érdemes valamilyen módszertan szerint kezelni az idődet is. A célom, hogy a cikkben olvasottakat alkalmazva, olyan rendszert dolgozz ki, amely hatékonyan segít kezelni a teendőid és segít abban, hogy ne érezd úgy, hogy összecsapnak a fejed felett a hullámok. A cikksorozat harmadik részében olyan könyv, film és videó ajánlóval érkezem, amely támogatja a hatékony időmenedzsment alkalmazását a mindennapok során.